1. Máte možnosť založiť si Gmail účet na vlastnej doméne (napr. vasemeno@vasadomena.sk) pomocou Google Apps
Google Apps je sada nástrojov, ktoré slúžia na komunikáciu a spoluprácu a zahŕňajú Gmail, Google Calendar a Google Docs. Potom tieto nástroje fungujú na vašej vlastnej doméne, takže namiesto používania adresy v tvare vasemeno@gmail.com môžete používať adresu v tvare vasemeno@vasadoména.sk. Používanie vlastnej e-mailovej adresy môže prispieť k vybudovaniu si vlastnej identity v podnikaní a takisto to na zákazníkov pôsobí profesionálnejšie.
2. Pridajte si vlastný podpis do spodnej časti e-mailových správ
E-mailové podpisy sú potom automaticky vkladané na koniec každej poslanej správy, a môžu byť skvelým miestom nielen pre pridanie svojho mena ale aj názvu a adresy firmy a jej najnovších správ. Stačí ísť len do všeobecných nastavení a do poľa podpis vložiť vybratý text.
3. Pomocou Gmailu môžete spravovať viaceré e-mailové účty z jedného rozhrania
Ak ste ako väčšina podnikateľov, tak pravdepodobne dostávate e-maily na niekoľko rôznych účtov. Centralizáciou Vašej korešpondencie v službe Gmail budete môcť všetky správy sledovať oveľa jednoduchšie. Ak to chcete spraviť, choďte do Nastavení a ďalej do Učty a import a zadajte potrebné informácie o účtoch z ktorých chcete údaje importovať do služby Gmail.
4. Nastavte si vlastnú adresu odosielateľa
Funkcia vlastnej adresy v poli ,,Od:", ktorú ponúka služba Gmail, vám umožňuje posielať z účtu Gmail správy, ktorých odosielateľom nebude vaša adresa účtu Gmail, ale iná e-mailová adresa. Táto funkcia uľahčuje spravovanie viacerých účtov v rozhraní služby Gmail. Ak chcete pridať vlastnú adresu odosielateľa, postupujte nasledujúcim spôsobom:
-prejdite do Nastavení a otvorte kartu Účty.
-V časti Odoslať poštu ako kliknite na položku Pridať ďalšiu e-mailovú adresu.
-Do poľa Meno zadajte svoje celé meno.
-Do poľa E-mailová adresa zadajte e-mailovú adresu, z ktorej by ste chceli odosielať správy.
-(Nepovinný krok ) Ak vám niekto pošle odpoveď na správu, ktorú ste poslali s použitím vlastnej adresy odosielateľa, odpoveď sa doručí na adresu odosielateľa, nie na adresu účtu Gmail. Ak chcete, aby sa odpovede doručovali na účet Gmail alebo na tretí účet, musíte zadať adresu na doručenie odpovedí. Kliknite na položku Zadaj inú adresu na doručenie odpovedí a zadajte požadovanú e-mailovú adresu.
-Kliknite na tlačidlo Ďalší krok a potom na tlačidlo Odoslať overenie. Služba Gmail vám na vašu ďalšiu e-mailovú adresu odošle správu, pomocou ktorej si overí, či ste vlastníkom daného účtu.
-Otvorte svoj ďalší účet a kliknite na odkaz v správe odoslanej službou Gmail alebo zadajte overovací kód v časti Účty v nastaveniach služby Gmail.
Ak píšete novú správu a chcete použiť overenú vlastnú adresu v poli ,,Od:", vyberte požadovanú adresu z rozbaľovacej ponuky v poli ,,Od:". Ak píšete odpoveď alebo chcete poslať správu ďalej, najprv kliknite na odkaz zmeniť vedľa poľa ,,Od:". Môžete tiež vybrať automatické použitie adresy, na ktorú bola správa odoslaná.
5. Menovky a hviezdičky
Menovky sú výborným spôsobom ako môžete usporiadať a organizovať vašu poštu. Dokonca, každú e-mailová správu môžete označiť viacerými menovkami. Vytvorte si menovky pre projekty, dodávateľov, zákazníkov, týždenné prehľady atď. Takisto, každej menovke môžete priradiť farbu podľa jej priority. Po označení správ menovkami sa stane ich budúce vyhľadávanie veľmi jednoduché, stačí ich vyhľadať podľa názvu menovky. Ďalší spôsob usporiadania doručenej pošty je ich označovanie pomocou hviezdičiek, ktoré aj pekne vyzerá.
6. Využite chat a video chat pre komunikáciu s kolegami, alebo poskytovanie online zákazníckej podpory
Komunikujte v reálnom čase s vašimi spolupracovníkmi, bez ohľadu na to kde sa práve nachádzajú prostredníctvom funkcie rozhovoru: textového, hlasového alebo videorozhovoru. Jediným kliknutím môžete začať rozhovor v službe Gmail s ľuďmi, ktorým odosielate e-maily, alebo môžete odpovedať na e-maily v rozhovore.
7. Majte prehľad o svojich úlohách
Ak trávite veľa času vo vašej e-mailovej schránke, Gmail vám dáva možnosť sledovať čo ešte musíte urobiť. Funkcia Úlohy vám ponúka možnosť vytvoriť si zoznamu úloh, pridávať k nim poznámky a ich dátum splatnosti a takisto pocit uspokojenia z kontroly už vykonaných úloh.
8. Použite funkciu offline Gmail, kedykoľvek nemáte prístup na internet
Služba Gmail má teraz väčší dosah než Internet. Funkcia Offline Gmail vám umožňuje získať prístup k doručenej pošty cez prehliadač a používať všetky dôverne známe funkcie služby Gmail, ako je vyhľadávanie, označovanie a usporiadanie konverzácií aj v prípade, ak nemáte prístup na Internet. Je to ideálne pre prerušované pripojenia alebo v zriedkavých okamihoch, v ktorých ste úplne bez pripojenia (napr. v lietadle ). Zapnite si túto funkciu v Nastaveniach a Gmail, pokiaľ ste pripojený, stiahne správy z cache pamäte a keď stratíte spojenie, Gmail sa automaticky prepne do režimu offline a vy môžete nerušene pokračovať v práci a vaše odpovede sú automatický odoslané pri ďalšom pripojení.
Služba Gmail v režime offline funguje vo všetkých prehliadačoch, ktoré podporuje doplnok Gears (Firefox 1.5 a novšie verzie, Internet Explorer 6.0 a novšie verzie a Chrome).
9. Vopred pripravené odpovede
Pravdepodobne ste sa v práci už viackrát stretli so situáciou, kedy ste museli odpovedať na rovnaké otázky buď svojím zákazníkom alebo kolegom. V tejto situácií vám Gmail ponúka možnosť využiť funkciu vopred pripravených odpovedí, ktorú si môžete zapnúť v Nastaveniach pod položkou Labs. Táto funkcia umožňuje uložiť a odoslať často používané správy pomocou tlačidla vedľa formulára na vytvorenie správy. Je to veľmi užitočná funkcia, lebo svoju reakciu vytvoríte iba raz, ale používať ju môžete znova a znova.
10. Nesprávny príjemca?
Už ste niekedy odoslali e-mail príliš rýchlo a omylom ho adresovali napríklad Petrovi (svojmu šéfovi) namiesto Petra (svojho priateľa)? Ak odosielate e-mail viac ako dvom osobám súčasne, funkcia Nesprávny príjemca? podľa skupín používateľov, ktorým najčastejšie odosielate e-maily, skontroluje, či ste nechceli e-mail odoslať Petrovi Novákovi namiesto Petra Ševčíka. Túto funkciu takisto môžete zapnúť v Nastaveniach pod položkou Labs.
