Riešenie Byznys DMS (Document Management System) je úplne integrované do ERP triedy Byznys a umožňuje okamžitý prístup k relevantným dokumentom bez ohľadu na ich fyzické umiestnenie. S pomocou Byznys DMS je možné aktuálne dokumenty nielen rýchle získať, ale tiež zaistiť ich bezpečnosť vďaka presne vymedzeným prístupovým právam jednotlivých užívateľov.
Prijaté dokumenty ako napríklad objednávky, zmluvy či faktúry sú najskôr skenované a následne elektronicky archivované v Centre zdieľania dokumentov. Následne sú v elektronickej podobe pripojené k zodpovedajúcim záznamom v Byznyse, a to vrátane nastavenia prístupových práv. Vďaka tomu môžu oprávnení užívatelia všetky dokumenty jednoducho prezerať a ďalej s nimi pracovať bez ohľadu na to, či sú v sídle firmy, na pobočke, či vzdialene pripojení. Papierový originál možno v prípade potreby vyhľadať v archíve podľa čiarového kódu, ktorým je dokument pri skenovaní automaticky označený. Pri skenovaní sú dokumenty pripravené i pre fulltextové vyhľadávanie, čo je v porovnaní s prehľadávaním papierového archívu veľký krok dopredu.
„Hlavným prínosom Byznys DMS je bezpochyby prehľadný a efektívny pohyb všetkých dokumentov organizácie. Napríklad pri schvaľovaní faktúr Byznys DMS nielen výrazne zjednoduší prácu na jednotlivých miestach procesu, ale odstráni aj časové omeškania tým, že v každom kontrolnom bode definuje náhradníka, ktorý v prípade potreby preberá zodpovednosť,“ približuje Alexandr Gonyšev, obchodný riaditeľ Gosvo SK, spol. s r.o., a pokračuje: „Ak nie je odsúhlasenie uskutočnené v predpísanom termíne, je spustená kontrola, ktorá upozorní zodpovedného manažéra. To zamedzí ďalším nákladom napríklad v podobe penalizácie oneskorenej úhrady faktúry a podobne."
To môže potvrdiť aj jeden z prvých užívateľov riešenia Byznys DMS, spoločnosť Signum zaoberajúca sa žiarovým a odstredivým zinkovaním. „Modul na skenovanie dokumentov a ich automatické zaraďovanie do evidencie prijatej korešpondencie pomáha pri distribúcii a schvaľovaní dokumentov v rámci rozsiahleho areálu spoločnosti Signum, a to vrátane vzdialených pobočiek. V každom okamihu je jasné, u koho dokument čaká na schválenie a kým už bol schválený. Táto evidencia je potom kľúčová predovšetkým u prijatých faktúr,“ vysvetľuje Libor Dobšík, správca systému Byznys v spoločnosti Signum.
Elektronické spracovanie tiež zamedzuje fyzickému poškodeniu dokumentu, pretože fyzicky doručené dokumenty sú po doručení odovzdané priamo ekonomickému oddeleniu na archiváciu, a tým sa výrazne znižuje riziko ich zničenia pri obehu po firme. Po jednotlivých kontrolných bodoch už faktúra obieha len v elektronickej podobe.
„Pilotné projekty potvrdili vysokú efektivitu a robustnosť riešení. Okamžitý prístup užívateľov k prvotným dokladom bez rizika poškodenia či neoprávneného prístupu vedie ku zrýchleniu a sprehľadneniu informačných tokov vo firme a úspore prevádzkových nákladov,“ popisuje Alexandr Gonyšev.
Na vývoji riešení sa tiež podieľala spoločnosť Amcobex Information Technologies, ktorá sa postarala predovšetkým o hardvérovú podporu modulu Byznys DMS. „Systém obsahuje ako skenovaciu základňu, tak aj sofistikovaný softvér na vyťažovanie, indexáciu a vyhľadávanie akéhokoľvek dokumentu v nadväznosti na ERP triedy Byznys,“ hovorí Ivan Slavíček, riaditeľ spoločnosti Amcobex, a dodáva: „Užívatelia tak majú k dispozícii efektívne a vysoko výkonné riešenie pre elektronické spracovanie papierových dokumentov rôznej proveniencie, a to ich zbaví starostí so zložitou agendou bez ohľadu na veľkosť firmy.“
