Strata či neúmyselné zmazanie často kritických informácií môže narušiť kontinuitu obchodných procesov a v krajnom prípade paralyzovať podnik či spôsobiť aj finančné straty - napríklad vďaka neschopnosti preukázať dohodu o termíne dodania zákazky. Podľa prieskumu, ktorý spoločnosť GFI Software tohto roku urobila medzi svojimi SMB zákazníkmi, viac ako 60 % nevyužíva žiadne riešenia na archivovanie elektronickej pošty. Tridsaťsedem percent zákazníkov pritom priznalo, že ich pracovníci sú najmenej raz za mesiac nútení hľadať informácie, ktoré obsahujú staré či zmazané emaily.
„Najrizikovejším faktorom je správanie bežných užívateľov – tradičným prehreškom je opakované zasielanie dokumentov všetkým kolegom v rámci schvaľovacieho workflow, poprípade posielanie objemných prezentácií či zábavných obrázkov a videí firemnou poštou, čím dochádza k zahlcovaniu poštových schránok,“ povedal Martin Říha, riaditeľ pre stratégiu v GFI Česká republika a Slovensko. „V prípade prekročenia kvóty pridelenej ich poštovej schránke potom začnú nesystematicky mazať svoju poštu, zvyčajne od najobjemnejších emailov, bez ohľadu na ich dôležitosť.“
Pomerne rozšírenou metódou je tiež ukladanie starých emailov v archívnych súboroch Outlook, ktoré sú umiestnené na užívateľských počítačoch. Avšak pri strate či havárii (dnes väčšinou prenosného) počítača sú nenávratne stratené aj emaily takého užívateľa.
„Ako najlepšie riešenie sa ukazuje ukladanie pošty do archívu na oddelenom serveri už v okamihu doručenia pošty na poštový server,“ dodáva Martin Říha „Popri existencii nezávislého archívu kompletnej podnikovej pošty s možnosťou jednoduchého užívateľského prehľadávania či obnovy potrebných emailov, poskytuje centralizovaný archív ešte jednu významnú výhodu. Emaily sú tu ukladané v stave, v akom prišli do firmy alebo ako z nej odchádzajú, bez ohľadu na akékoľvek neskoršie zmeny či úpravy zo strany užívateľov. A to je užitočné z pohľadu najrôznejších compliance nariadení.“
Výhody takéhoto riešenia sú zrejmé aj z technického pohľadu:
-
Významné zníženie zaťaženia poštového servera
-
Potreba podstatne menej výkonného hardvéru, pretože užívatelia do centrálneho archívu pristupujú rádovo menej často než do bežnej pošty
-
V prípade výpadku poštového servera existuje kompletná nezávislá kópia podnikovej emailovej komunikácie až do okamihu výpadku
