SMB firmy teraz môžu využívať GFI MailArchiver na analýzu odozvy tímov obchodných a zákazníckych služieb na maily, zachytávať trendy na základe kľúčových slov používaných v prijatých a odoslaných e-mailoch, identifikovať zamestnancov generujúcich najobjemnejšie e-maily a pracovníkov s najintenzívnejšou e-mailovou komunikáciou, a chrániť podnik pred únikom dôverných či kritických informácií.
„V archívoch elektronickej pošty takmer každej spoločnosti je dnes uložené obrovské množstvo dát, ktoré je možné transformovať na veľmi zaujímavé a použiteľné informácie,“ povedal Martin Říha, riaditeľ pre stratégiu v spoločnosti GFI Česká republika a Slovensko. „Nástroj integrovaný v riešení GFI MailArchiver umožňuje nahliadnuť do spôsobu procesného fungovania každej spoločnosti, odhaliť komunikačné slabiny a riziká a následne zvýšiť výkonnosť firmy k spokojnosti zákazníkov, majiteľov či akcionárov.“
Archivovanie elektronickej pošty je tradične vnímané ako riešenie pre správu e-mailov využívanú predovšetkým na redukciu nárokov na poštový server Microsoft Exchange a na minimalizáciu závislosti na PST súboroch, prípadne na vyhovenie požiadavkám e-discovery a ďalších štandardov.
E-mail sa stále viac stáva nástrojom Business Intelligence. Podľa prieskumu analytickej spoločnosti Opinion Matters celých 75 % amerických SMB spoločností využíva e-maily na analýzu komunikačných trendov, pričom väčšinou využívajú historické e-maily na skrátenie reakčného času na zákaznícke požiadavky, a to predovšetkým v obchodných oddeleniach. Prieskum pritom zdôrazňuje, že sa z e-mailových archívov postupne stali neštruktúrované databázy plné zaujímavých informácií, znalostí a kontaktných dát s potenciálne veľmi vysokou hodnotou. Väčšina respondentov odhadla, že ich e-mailové archívy majú vďaka obsiahnutým informáciám hodnotu prevyšujúcu 100 000 USD, čo demonštruje fakt, že integrácia poštových archívov do stratégie Business Intelligence môže ponúknuť dlhodobé prínosy všetkým firmám, ktoré chcú pracovať efektívnejším spôsobom.
Riešenie GFI MailArchiver s funkcionalitou MailInsights rozširuje tradičné archivačné funkcie. Popri jednoducho použiteľnom webovom rozhraní ponúka GFI MailArchiver nastaviteľné reporty, ktoré pomáhajú obchodným manažérom a majiteľom porozumieť správaniu sa svojej organizácie z mnohých rôznych pohľadov. Reportovanie pomocou MailInsights zahŕňa nasledujúce informácie:
-
Komunikačný tok - identifikuje efektivitu komunikačného toku v organizácii, zaťaženie jednotlivých pracovníkov a ich výkonnosť
-
Odozva na maily – umožňuje zistiť čas, ako dlho trvá zamestnancom odpovedať na interné a externé e-maily s cieľom sledovať a zlepšovať úroveň zákazníckych služieb
-
Nevhodné slová – sleduje výskyt nevhodných a kľúčových slov v e-mailoch, aby bolo možné monitorovať potenciálne hrozby a aktuálne prispôsobovať politiku zverejňovania informácií
-
Využitie úložiska – sleduje úložnú kapacitu na identifikáciu veľkých príloh a užívateľov, ktorí spotrebovávajú najviac úložného priestoru, umožňuje zaviesť opatrenia na zníženie týchto rizík
-
Neaktívne účty – vytvára zoznam účtov, na ktoré sú zasielané e-maily, ale zostávajú bez odpovede v priebehu definovanej doby, čo umožňuje presmerovať ich na nových užívateľov a eliminovať „stratené“ e-maily
-
Použitie webovej e-mailovej služby – sleduje užívateľov, ktorí najčastejšie komunikujú cez freemaily, čo znižuje bezpečnosť a zvyšuje riziko úniku informácií.
Funkcia Business Intelligence v rámci riešenia GFI MailArchiver pomáha SMB spoločnostiam identifikovať kľúčové komunikačné riziká vo forme nerovnomernej vyťaženosti jednotlivých pracovníkov, zákazníckych e-mailov doručovaných do neaktívnych schránok, únikov citlivých informácií a neefektívneho využívania priestoru na disku. V konečnom dôsledku potom umožňuje takýmto firmám zvýšiť pracovnú produktivitu, znížiť náklady a zefektívniť obchodné procesy celej organizácie.
