Za klíčové přínosy projektu označil Stefan Jass, vedoucí IT v OBI ČR, zejména efektivní pokrytí celého procesu elektronické fakturace a archivace a s tím související snížení pracnosti a chybovosti. „Ocenili jsme mimo jiné jednoduchost integrace do stávající podnikové infrastruktury a skutečnost, že vše proběhlo bez sebemenších komplikací a dle časového plánu. V neposlední řadě musím zmínit výraznou úsporu nákladů, přičemž návratnost celé investice byla zhruba sedm měsíců,“ uvedl Jass.
Jednoznačná úspora času a nákladů
Efektivitu implementovaného řešení potvrzuje i Radka Havleová, vedoucí oddělení fakturace OBI ČR: „Měsíčně zpracováváme kolem 32 tisíc faktur, přičemž ruční zpracování jedné faktury zabere průměrně pět minut oproti zhruba deseti sekundám v případě elektronické faktury.“ Díky novému řešení od CCV Informační systémy je OBI ČR nyní nezávislé na použitém formátu elektronické fakturace a může tak přijímat více elektronických faktur od širokého spektra svých dodavatelů. Z tohoto důvodu došlo během necelého roku k nárůstu ze 40% elektronicky fakturujících dodavatelů na úroveň 70%. Desetitisíce elektronických faktur ročně navíc oproti dřívějším papírovým fakturám tak znamenají přes dva tisíce hodin ušetřené práce za rok jen při příjmu faktur.
Kromě výrazně účinnějšího zpracování došlých faktur se v OBI ČR nyní mohou pochlubit také snadnější realizací měsíční uzávěrky daňových dokladů, která oproti dřívější náročné ruční tvorbě probíhá v podstatě automaticky. Přínosem je i rychlejší dohledávání dokladů a celkově nižší chybovost při příjmu faktur, například i díky automatické kontrole jejich formálních náležitostí. To vše představuje další výraznou časovou a tedy i nákladovou úsporu.
Legislativně komfortní elektronická archivace
Neméně důležitou součástí řešení je také důvěryhodná elektronická archivace veškerých daňových dokladů, a to nejen s ohledem na úsporu místa. Klíčové je zejména zabezpečení naprostého souladu s aktuální legislativou. David Reichel, ředitel divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy k této problematice dodává: „Zajišťujeme kompletní proces důvěryhodné archivace daňových dokladů včetně záruky jejich neměnnosti v čase a z hlediska původu tak, že musí být akceptovány orgány veřejné moci jako závazné a platné po celou zákonnou dobu jejich archivace. Samozřejmostí je i zabezpečení čitelnosti daňových dokladů a jejich ochrany před znehodnocením či ztrátou.”
Další informace o projektu Elektronická fakturace a důvěryhodná elektronická archivace pro společnost OBI ČR: http://www.ccv.cz/fileadmin/user_upload/Pripadove_studie/CCV_Pripadova_studie_OBI.pdf
