Microsoft Business Contact Manager

Správa kontaktov pre podnikateľov
Systémov Customer Relationship Management (CRM) je na trhu pomerne široká škála. Vybrať ten správny nie je vždy úplne jednoduché, pretože každý jednotlivec a každá firma má iné požiadavky a predstavy, ako by taký systém mal fungovať. V tomto článku sa budeme venovať doplnku Business Contact Manager z produkcie spoločnosti Microsoft, ktorý patrí medzi jednoduchšie CRM systémy.

Inštalácia
Inštalácia pre jedného používateľa je veľmi jednoduchá. Najskôr je potrebné štandardným spôsobom nainštalovať Microsoft Office 2003 Professional Edition, Professional Enterprise Edition či Small Business Edition. Jedinou podmienkou je nainštalovať najprv Outlook 2003 a až následne Business Contact Manager. Pokiaľ ste pripojení na Microsoft Small Business Server, aplikácia ho rozpozná a sama sa po spustení Outlooku vypne. To je samozrejme nežiaduce, a tak je nutné využiť ešte patch zo stránok spoločnosti Microsoft. Jeho inštalácia je na stránkach dostatočne opísaná a po aplikácii sa všetko rozbehne tak, ako má, aj s uvedeným serverom.

Prvé spustenie
Po prvom spustení aplikácie Outlook s doplnkom Business Contact Manager sa v doručenej pošte objaví krátky sprievodca s odkazmi na prehliadku a sprievodca rýchlym štartom. Sprievodca ďalej obsahuje základné informácie o funkciách tejto aplikácie. Prehliadka je koncipovaná ako webová aplikácia spustená z pevného disku. Je animovaná a sprevádza ju celkom príjemný ženský hlas, ktorý vysvetlí základy práce s BCM a jeho hlavné výhody. Jedinú námietku môžeme vzniesť voči ovládaniu hlasitosti tohto zvukového sprievodu. Východisková hlasitosť je totiž pomerne vysoká a pokiaľ ju znížite, spolu s prechodom na ďalšiu kapitolu prehliadky sa znova automaticky nastaví na maximum. Sprievodca rýchlym štartom je prakticky to isté, ale v textovej podobe. Má o niečo menší rozsah a dá vám viac času všetko vstrebať. Používatelia zvyknutí čítať z papiera by s najväčšou pravdepodobnosťou uvítali tlačovú podobu manuálu, ktorá, bohužiaľ, chýba.

Po inštalácii BCM sa v Outlooku objaví nová ponuka, ktorá nesie názov Obchodné nástroje. Jej najdôležitejšími podponukami sú Klienti, Obchodné kontakty a Príležitosti (pozri slovníček pojmov). Rovnako sa mimo zložiek Doručená pošta, Kalendár a Úlohy zobrazí ešte zložka Kontakty. Základné informácie o klientoch možno uložiť v databáze, ktorá sa nazýva Záznamy o klientoch a obchodných kontaktoch. Informácie o osobách, s ktorými pracujete, je možné presunúť do zložky Obchodné kontakty aj z aplikácie Outlook.

Tí, ktorí už skôr používali iný softvér spravujúci obchodné kontakty, určite uvítajú možnosť ich importu do záznamov klientov, obchodných kontaktov alebo príležitostí v aplikácii Business Contact Manager. Dáta je možné importovať z aplikácií ACT!, Microsoft Excel, služby Microsoft bCentral, aplikácie QuickBooks alebo akejkoľvek aplikácie, ktorá dokáže exportovať dáta do súboru vo formáte CSV.

Obchodné dáta je možné aj exportovať. Business Contact Manager síce umožňuje export dát, ale nezachováva vlastnosti návrhu zložky – napríklad oprávnenia, pravidlá, popis, formuláre a zobrazenia.

Automatizácia chodu firmy
Ako sa toto všetko dá využiť pre chod firmy? Vďaka prepojeniu s už aj tak veľmi vyspelým e-mailovým klientom je možné spojiť e-mailové správy, priradené úlohy, udalosti a schôdzky s príslušným záznamom klienta, obchodného kontaktu alebo príležitosti. So záznamami možno tiež manuálne prepojiť udalosti, zápisy o telefónnych hovoroch, úlohy, obchodné poznámky a dokumenty. Máte tak vždy prehľad o každom kroku, ktorý ste pri rokovaní s klientom podnikli. Prevažná väčšina týchto úkonov môže navyše pri správnom nastavení prebehnúť automaticky, a tým ušetriť čas, ktorý môžete efektívnejšie využiť iným spôsobom.

Kategórie sprehľadňujú navigáciu
Kategória je zoskupenie záznamov vytvorené na základe slova alebo súslovia, ktoré umožňuje vyhľadať, triediť, filtrovať alebo zoskupiť záznamy obchodných kontaktov a klientov. Pomocou kategórií tak možno jednoducho sledovať rôzne typy záznamov obchodných kontaktov a klientov, ktoré spolu súvisia, ale sú uložené v rôznych zložkách.
Generovanie zostáv umožňuje usporiadať a sledovať obchodné aktivity a prognózy predaja alebo definovať obchodné ciele.

Ako ho obstarať
Business Contact Manager je súčasťou balíkov Microsoft Office 2003 Professional Edition, Professional Enterprise Edition a Small Business Edition. V krabici so samotným Office tak namiesto jedného CD nájdete médiá hneď dve, pričom druhé médium obsahuje testovaný Business Contact Manager. Väčšina podnikateľov využíva MS Office, a tak môže byť BCM jedným z dôvodov, prečo prejsť na novú verziu. Ide však aj napriek tomu o trochu dvojsečnú zbraň, pretože BCM sa nedá zakúpiť samostatne. V prípade, že by vám vyhovoval a chceli by ste si ho zaobstarať, je nutné zakúpiť celý balík Office, hoci ho možno ani nepotrebujete. Takých prípadov je ale úplné minimum, pretože tento kancelársky balík je v dnešnej dobe natoľko rozšírený, že sa bez neho vo firme prakticky nezaobídete.

Zdieľanie kontaktov
Pokiaľ sa o kontakty firmy s vonkajším svetom stará viac pracovníkov, určite je potrebné čo najefektívnejšie ich zdieľať. Tichá pošta je na tento účel trochu nevhodná a nešikovná, a tak je dobré poohliadnuť sa po nejakej možnosti zdieľania týchto dát na podnikovej sieti. Samotný BCM je určený na použitie jednotlivcovi a so zdieľaním kontaktov nepočíta. Táto vlastnosť bola Business Contact Managerovi v zahraničí veľmi často vytýkaná, dnes je však prinajmenšom pre zákazníkov zo Slovenska a Čiech minulosťou. S riešením prišla česká spoločnosť Pythagoras. Tá na trh uviedla produkt pod názvom BCM.net. Táto aplikácia typu klient/server je doplnkom Business Contact Managera, ktorá práve toto zdieľanie umožňuje.

Všetko funguje nasledovne: BCM.net dovoľuje načítať dáta z databáz jednotlivých inštalácií Business Contact Managera (teda z lokálnych počítačov pripojených k sieti) a ukladať ich na jedno miesto (BCM.net server). Tieto zhromaždené dáta potom samozrejme inteligentne rozosiela späť do lokálnych databáz Business Contact Managera. Po jej nasadení v spoločnosti je možné dáta, ktoré by inak zostali na jednotlivých počítačoch izolované, spojiť, synchronizovať a zdieľať v rámci pracovnej skupiny alebo celej firmy.

BCM.net je k dispozícii na internetových stránkach Microsoft na prevzatie zadarmo ako licencia pre troch používateľov.

Požiadavky na systém pre jedného používateľa
Business Contact Manager na svoj chod vyžaduje minimálne procesor Intel Pentium III 450 MHz, prinajmenšom 256 MB operačnej pamäte a aspoň 190 MB voľného priestoru na pevnom disku. Pre potreby tohto článku bol testovaný na dvoch zostavách – jedna tieto nároky mnohonásobne prevyšovala, a tak nebolo divu, že všetko bežalo úplne plynulo. Príjemné prekvapenie nám ale pripravila druhá testovacia zostava. Hoci bola vybavená starým Celeronom bežiacim na 400 MHz a iba polovicou požadovanej operačnej pamäte, t.j. 128 MB, nespôsobilo jej prevádzkovanie BCM nijaké závažné problémy. Jediným, avšak celkom samozrejmým, neduhom bol trochu dlhší reakčný čas a občasné swapovanie disku, čo sú veci, na ktoré je používateľ takéhoto pomalého stroja už zvyknutý. Na všetkých súčasných novoobstaraných strojoch možno mať istotu, že používateľ túto aplikáciu spustí bez akéhokoľvek problému.

Požiadavky BCMnet
Hardvérové požiadavky BCM.net skutočne nie sú prehnané: pre server je potrebný procesor Intel Pentium III 450 MHz alebo vyšší, 256 a viac MB RAM, 10 MB priestoru na HDD pre samotnú aplikáciu a minimálne 500 MB pre dáta. Klient potom má tie isté požiadavky ako samotný BCM s tým rozdielom, že potrebuje 10 MB navyše pre klientsku aplikáciu BCM.net.

Na záver
Business Contact Manager má ambície stať sa veľmi častým CRM systémom hlavne vďaka tomu, že je súčasťou vyšších verzií Microsoft Office. Nemožnosť synchronizácie dát s ostatnými používateľmi rovnakej aplikácie už nie je vďaka spoločnosti Pythagoras najväčšou slabinou tohto inak veľmi dobrého produktu. Spolu s doplnkom BCM.net sa stáva silným nástrojom, ktorý je hoden pozornosti nielen podnikajúcich jednotlivcov, ale tiež väčších firiem. Jeho funkcie sú vzhľadom na prepojenie s aplikáciou Outlook veľmi prepracované. Rýpanie do drobných chybičiek v sprievodcovi je skôr malicherné, a tak nezostáva iné, ako tento produkt odporučiť.

Zdroj: Tlačová správa