Žiaľ, mnoho používateľov rôznych kancelárskych programov ani nevie, že tieto dokumenty neobsahujú iba text, ktorý je vidieť na obrazovke, ale aj veľa iných „skrytých“ informácií. Niekedy sú tieto informácie dobré a užitočné, ako je napríklad meno autora, popis, kľúčové slová a podobne, inokedy však aj toto môže byť neželané.
Okrem uvedeného však skrývajú mnohé dokumenty aj iné informácie. Napríklad v dokumentoch kancelárskych balíkov si môžeme nechať zaznamenávať zmeny, ktoré s dokumentom prevádzame, aby sme ich v prípade potreby mohli vrátiť späť. Toto sa používa aj vtedy, ak na jednom dokumente pracujú viacerí – napríklad autor a korektor. Autor zašle korektorovi text, ten urobí zmeny, autor si ich pozrie podľa svojho uváženia ich schváli alebo zakáže.
Na tomto mieste musíme preto upozorniť hlavne používateľov balíka MS Office na to, že štandardne po jeho nainštalovaní (samozrejme, neručíme za to, že je to tak v jeho všetkých verziách) je toto zaznamenávanie nastavené, pričom nie je nastavené zobrazovanie pôvodných údajov. V balíku OpenOffice.org je to naopak – tam je štandardne nastavené, že sa zmeny nezaznamenávajú.
Pokiaľ by ste trochu hľadali na internete, zistili by ste, že takýmto spôsobom už unikli z niektorých firiem dôverné informácie, ktoré vo výslednom dokumente ich autori vôbec nechceli zverejniť. Pokiaľ si nie sme istí, či takéto informácie obsahujú aj naše dokumenty, môžeme sa o tom presvedčiť pomocou programu „Workshare TRACE! Endpoint“.
Výhodou tohto programu je to, že sa neinštaluje a preto ho môžeme nosiť zo sebou aj na USB kľúči. Program umožňuje preveriť súbory balíka MS Office a súbory vo formáte PDF. Okrem toho, pokiaľ používate ako poštového klienta program Outlook (čo však nie je môj prípad a preto sa tejto možnosti nebudeme venovať), program umožňuje overiť aj súbory elektronickej pošty. Žiaľ, program v čase písania tohto článku nepodporoval Open Document formáty.
Práca s programom je veľmi jednoduchá – stlačením tlačidla „Scan My System“ vyberieme adresár, v ktorom chceme overiť príslušné súbory. Ihneď po výbere prebehne preverenie všetkých súborov, ktoré sa nachádzajú nielen v tomto adresári, ale v jeho všetkých podadresároch, takže na jeden klik môžeme preveriť hoci aj celý disk.
Program rozdeľuje overené súbory z hľadiska bezpečnosti do troch kategórií – low, medium a high. Pravdaže, toto rozdelenie je potrebné brať s určitou rezervou, lebo nie všetko, čo označí ako nebezpečné („high“) aj také je – je to len program, ktorý nemôže dokázať rozoznať, či číslo, ktoré sa nachádza v dokumente je napríklad identifikačné číslo alebo naozaj je to číslo kreditnej karty. Toto môžeme tvrdiť preto, lebo takto označil napríklad vygenerovaný list vlastníctva z katastrálneho portálu, kde určite žiadne čísla kreditných kariet nie sú.
Na druhej strane program vynikajúco odhalil tzv. skrytý text a aj zaznamenané zmeny v DOC súboroch, ktoré boli stiahnuté z internetu, takže ich autori tam ponechali to, čo menili alebo chceli skryť a možno týmto prezradili niečo, čo prezradiť nemienili.
Program dokáže zobraziť výsledky testovania v štyroch formátoch – „Condition“, „Document/Message list“, „Messages“ a „Policies“ (štandardný spôsob zobrazovania si môžeme, pravdaže, nastaviť). Okrem toho môžeme vygenerovať tri reporty – „Content Detail Report“, „Policy Detail Report“ a „Executive Summary“. V prvom z týchto reportov nájdeme všetky podrobnosti, ktoré boli v dokumentoch považované za problematické – napríklad aj vypísané skryté či zmenené texty. V ostatných reportoch nájdeme potom sumárne výsledky vrátane grafov. Všetky reporty si môžeme, ako inak, vytlačiť, uložiť vo formáte MS Excel alebo v PDF formáte.
Na záver už iba pripomeňme, že program neumožňuje skryté informácie odstrániť ani zmeniť – na to sú určené aplikácie, v ktorých boli príslušné súbory vytvorené a, samozrejme, záleží iba od nás, či označené veci chceme alebo nechceme v dokumentoch ponechať.
Internet: www.workshare.com/products/trace/default.aspx
