Keď v roku 2009 spoločnosť OKI Printing Solutions zadala nezávislému špecialistovi na výskum CEBR (Centre for Economics and Business Research*) spracovanie rozsiahlej medzinárodnej štúdie v 23 krajinách regiónu EMEA, chcela zistiť, ako efektívne firmy vo svojich kanceláriách tlačia. Ukázalo sa, že aj napriek tomu, že spoločnosti majú k dispozícii najnovšie technológie a moderné tlačové riešenia, aj naďalej využívajú pre tlač mnohých firemných materiálov služby externých dodávateľov. Tieto služby však verejným aj súkromným organizáciám výrazne zvyšujú náklady. CEBR uvádza, že ak by sa zamestnanci spoločností striktne riadili politikou v oblasti firemnej tlače a využívali moderné technológie na výrobu väčšieho množstva firemných tlačí priamo v kanceláriách, boli by schopní ušetriť až 5.4 miliardy dolárov za rok (asi 3.9 miliardy eur). Medzi hlavné výhody presunu tlače priamo do firiem patrí najmä možnosť tlačiť materiály kedykoľvek a presne v potrebnom množstve. Tlačoviny sa nemusia prevážať ani skladovať, nevznikajú prebytky nespotrebovaných materiálov. Dokumenty tiež možno jednoducho personalizovať.
Kde hľadať rezervy, ako tlačiť lacnejšie?
Aj najnovší prieskum, ktorý bol uskutočnený medzi 1740 firemnými zamestnancami zo 16 krajín Európy a Blízkeho východu, potvrdil, že ani po uplynutí jedného roka sa toho veľa nezmenilo. Všeobecne platí, že najlepším spôsobom ako ušetriť pri tlači, je materiály netlačiť vôbec.
Podklady pre prieskum sa zbierali okrem iného aj v Českej republike, pričom podľa skúseností zadávateľov je chovanie spotrebiteľov na Slovensku podobné ako v Čechách.
Z prieskumu vyplýva, že aj napriek deklarovanej snahe respondentov z Českej republiky „tlačiť čo najmenej dokumentov“ (o 22.8 % viac ako v celom regióne), označili zároveň celkovo o 15.3 % viac dôvodov pre tlač dokumentov – okrem iného zákonnú povinnosť niektoré dokumenty uchovávať, zavedený pracovný kolobeh dokumentov a tiež aj väčšiu praktickosť práce s vytlačenými materiálmi.
Oproti celkovým výsledkom zo všetkých krajín pracuje zhruba o 10 % viac českých respondentov v spoločnostiach, ktoré majú firemnú politiku tlače zavedenú (24 % ku
34.5 %). O 18.6 % viac opýtaných užívateľov z ČR využíva obojstrannú tlač „vždy alebo často“ (80.5 %, resp. 61.9 % užívateľov, ktorí majú tlačiareň vybavenú duplexom). Tieto výsledky za ČR možno v rámci porovnávania hodnotiť pozitívne, podstatné však je, že ponúkajú aj jasné možnosti pre ďalšie úspory.
Document management je hudba budúcnosti
Z ďalšej série otázok vyplynulo, že prevažná väčšina opýtaných firiem z ČR (79.8 %) nemá zavedený interný systém správy dokumentov (tzv. document management system), alebo o ňom nevie. Odpovede respondentov z celého regiónu Európy a Blízkeho východu dospeli k o niečo lepšiemu výsledku – tento systém nemá zavedený (alebo o ňom nevie) 66.3% firiem.
Naozaj potrebujete vytlačiť tento e-mail?
Zaujímavé zistenia vyplynuli aj zo sady otázok týkajúcich sa ekologického myslenia užívateľov tlačiarní. Ak firmy zastávajú politiku, ktorá je šetrnejšia k životnému prostrediu, podporujú aj svojich zamestnancov v tom, aby obmedzovali spotrebu papiera a tonerov.
„Odporúčame, aby spoločnosti svojim zamestnancom poskytli jasné inštrukcie týkajúce sa firemnej politiky tlače. Je najmä potrebné stanoviť, ktoré tlačiarne sú určené pre tlač konkrétneho typu dokumentov, a nastaviť pravidlá tlače farebných materiálov. Základné zmeny tlačovej politiky nie sú v žiadnom prípade nákladné a dajú sa pomerne jednoducho vo firmách zaviesť. Prispieva k tomu aj softvér pre riadenie a monitorovanie tlače, ktorý ku kancelárskym tlačiarňam dodávame zadarmo,“ vysvetľuje Ing. Andrej Magyar, CSc., riaditeľ spoločnosti Oki Systems (Czech & Slovak).
Zavedenie pravidiel v oblasti ekológie by podľa výsledkov prieskumu nemalo narážať na nepochopenie zamestnancov, pretože tí sa už aj vo svojich domácnostiach chovajú o niečo „zelenšie“.
Z výskumu ďalej vyplynulo:
-
Väčšina zamestnancov má v kancelárii k dispozícii 2 a viac tlačiarní, pričom najbližšie zariadenie sa nachádza do dvoch metrov od ich pracovného stola.
-
Aj napriek tomu, že 57.5 % všetkých respondentov tvrdí, že pre tlač konkrétneho dokumentu si zvolí tlačiareň, ktorá je pre túto úlohu najvhodnejšia, 61.7 % opýtaných často volí zariadenie, ktoré je umiestnené najbližšie k ich pracovnému stolu.
-
Ak by zamestnanci mohli niečo zmeniť na tlačovej politike svojej firmy, najčastejšie by si vyžiadali tlačiareň s viacerými zásobníkmi papiera (24.4 %) a tiež by uvítali prístup k multifunkčnému zariadeniu, ktoré by umožnilo tlač, skenovanie, kopírovanie a faxovanie (19 %).
* Štúdia Centre for Economics and Business Research (CEBR) bola prvýkrát publikovaná v marci 2009 a zahŕňala 23 krajín, vrátane Ruska, Spojených arabských emirátov, Veľkej Británie a ďalších európskych krajín.
