Okrem programov pre sadzbu či grafické úpravy obrázkov (z tých, ktoré sú zadarmo aj pre komerčné účely spomeňme Scribus, Gimp či Inkscape) je nutné pri tlačiarenskej výrobe vypočítať pomerne komplikované cenové kalkulácie. Pre menšie firmy či začínajúcich podnikateľov však ceny takýchto programov nie sú práve zanedbateľné a preto je vítané, že firma Regard s. r. o. uvoľnila štvorkovú „lite“ verziu programu printingOffice zadarmo aj pre komerčné používanie.
Aby ste mohli program používať, je potrebné pri sťahovaní vyplniť registráciu, na základe ktorej vám príde v nasledujúci pracovný deň aktivačný kľúč. Pretože rozhranie programu je v slovenčine a jeho súčasťou je aj pomocník, je používanie programu primerane jednoduché a pohodlné a preto iba načrtneme možnosti tohto programu.
Program je riešený stromovým spôsobom, pričom sa skladá z troch základných častí – kalkulácie, výroba a číselníky, ktoré sú následne členené na ďalšie podčasti. Hneď po nainštalovaní je v číselníkoch zadaných množstvo údajov (typy a formáty papierov, prípravné DTP práce, knihárske práce, tlačiarenské stroje či formáty výsledných tlačených dokumentov), takže vám odpadá veľa práce s ich prípravou.
Na druhej strane, žiaľ, ako mena je zadaná stále slovenská koruna (menu Číselníky – Nastavenia), čomu zodpovedajú aj príslušné sumy v ostatných položkách číselníkov, a preto odporúčame, aby ste si hneď po úspešnej aktivácii programu tieto údaje opravili – takže s definíciou číselníkov sa predsa len trochu potrápite. Ďalej program nemá zadefinovanú nulovú sadzbu DPH, takže tí, ktorí nie sú jej platcami si musia doplniť aj tento údaj.
Hoci sú číselníky základom práce, pri zadávaní vlastnej kalkulácie program umožňuje meniť všetky cenové položky, takže pri jednorázových zmenách v rámci zadávania kalkulácie nemusíte meniť číselníky. Pri vlastnej kalkulácii program umožňuje zadať tri rôzne kalkulačné výpočty – kalkuláciu závislú na tlači, položky závislé od nákladu (napríklad orezávanie, balenie a pod.) a položky nezávislé od nákladu (napríklad korektúru, sadzbu a pod.).
Žiaľ, v prípade položiek závislých na náklade program neumožňuje zadávať položky závislé napr. na počte hárkov (falcovanie a pod.) a preto si musíte v týchto prípadoch pomôcť kalkulačkou. Tento problém je vyriešený až v platenej verzii 5 (cenové relácie začínajú pri 390,- € bez DPH za upgrade zo štvorkovej verzie, čo sa však netýka vás, lebo používate bezplatnú verziu a preto musíte počítať s čiastkou vyššou). Pre vyskúšanie je na stránkach k dispozícii 30 dňová plne funkčná verzia.
Po zadaní príslušných položiek v kalkulácii sa cez tlačidlo „Výpočet“ (pozor, nie je ho možné stlačiť, pokiaľ nie sú zadané potrebné hodnoty pre výpočet) zobrazí vypočítaná suma rozpočítaná podľa jednotlivých položiek, pričom pomer jednotlivých súm vidíte zároveň v pohyblivom koláčovom grafe. Na tejto záložke nájdete zároveň tlačidlo „Ulož kalkuláciu“, pomocou ktorej sa kalkulácia očísluje a presunie do „Prehľadov“.
V prehľadoch môžete kalkulácie vytlačiť, pričom k dispozícii je ponukový list pre zákazníka či interný kalkulačný list. V „lite“ verzii nefunguje odosielanie zostáv mailom, vytvorí sa však výstupná zostava s názvom „CALC“ vo formáte XLS, JPG, PDF, TXT, RTF alebo HTML (podľa toho, ako si to nastavíte v nastaveniach), ktorá je prístupná v adresári „Program FilesprintingOfficeLiteMIMG“. Pozor, výstupná zostava je vždy iba jedna a bez ohľadu na jej typ sa „pri odosielaní mailu“ predchádzajúca zostava vymaže.
Pripravenú kalkuláciu si (po odsúhlasení zákazníkom) môžete jednoduchým spôsobom (cez tzv. šablónu) vložiť v časti „Výroba“ do knihy zákaziek, kde môžete sledovať termíny, fakturáciu a pod. Po zadaní zákazky sa automaticky predpripraví aj príkaz do výroby, kde môžete navyše zadefinovať termíny, ktoré zároveň v knihe zákaziek budú zobrazovať „alarm“.
Ostatné nastavenia a možnosti už ponecháme na vaše skúmanie – napokon, kto chce podnikať v polygrafickom priemysle, musí byť kreatívny aj pri používaní programov.
Internet: www.printingoffice.net/sk/index.html
